Die Besonderheit, die an der Donau entsteht

Ulm liegt in Baden-Württemberg, Neu-Ulm in Bayern. Für Unternehmen mit Standorten auf beiden Seiten hat das eine Folge, die regelmäßig übersehen wird: Es sind zwei verschiedene Aufsichtsbehörden zuständig.

Standort	Zuständige Aufsicht für nichtöffentliche Stellen
Ulm und Umgebung (Baden-Württemberg)	Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Stuttgart
Neu-Ulm und Umgebung (Bayern)	Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht, Ansbach

Maßgeblich ist grundsätzlich der Ort der Niederlassung, um die es geht. Wer eine Datenpanne meldet, meldet sie bei der Behörde des betroffenen Standorts – und wer eine Betroffenenbeschwerde erhält, sollte wissen, welche Behörde sich melden wird. Bei Unternehmen mit Standorten in beiden Ländern klären wir das einmal sauber und halten es fest, statt es im Ernstfall unter Zeitdruck zu recherchieren.

Gesundheits- und Forschungsdaten

Ulm ist Wissenschaftsstandort: Universität, Universitätsklinikum, Forschungseinrichtungen und ein entsprechendes Umfeld aus Medizintechnik und Life Sciences. Wer in diesem Umfeld arbeitet, verarbeitet regelmäßig besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO – und damit gelten schärfere Regeln:

Die Rechtsgrundlage ist zweistufig. Neben Art. 6 braucht es eine Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2. Eine Einwilligung allein trägt oft nicht, weil sie widerruflich ist und der Widerruf die bereits laufende Verarbeitung nicht rückgängig machen kann.
Die Folgenabschätzung ist fast immer nötig. Umfangreiche Verarbeitung von Gesundheitsdaten ist in Art. 35 Abs. 3 lit. b ausdrücklich genannt.
Kooperationen erzeugen Drittlandfragen. Sobald Partner außerhalb der EU beteiligt sind oder Auswertungswerkzeuge dort betrieben werden, greift Kapitel V – mit Standardvertragsklauseln und Transfer-Folgenabschätzung.
Pseudonymisierung ist die wirksamste Maßnahme, aber nur, wenn die Zuordnungsregel getrennt und ausschließlich in Europa liegt.

Eine Warnung vorweg

Wir sind Datenschutzberatung, keine Rechtsanwaltskanzlei. Bei Forschungsvorhaben mit berufsrechtlichen Fragen, Ethikvotum oder Fördermittelauflagen sagen wir offen, wo unsere Rolle endet, und arbeiten mit den Stellen zusammen, die dafür zuständig sind.

Wie die Zusammenarbeit abläuft

Von Münsingen aus ist Ulm über die Alb gut erreichbar; Termine vor Ort sind unkompliziert. Für Bestandsaufnahmen und Schulungen kommen wir, für die laufende Abstimmung genügt in aller Regel die Videokonferenz.

Häufige Fragen aus der Region

Wir haben Standorte in Ulm und Neu-Ulm. Brauchen wir zwei Datenschutzbeauftragte?

Nein, eine Person kann beide Standorte betreuen. Getrennt zu betrachten ist die Zuständigkeit der Aufsicht – und die Frage, ob es sich um eine Gesellschaft mit zwei Betriebsstätten handelt oder um zwei Gesellschaften. Davon hängt ab, wer meldet, wer benennt und wer im Verzeichnis als Verantwortlicher steht.

Wir verarbeiten Patientendaten. Ab wann wird eine Folgenabschätzung Pflicht?

Bei umfangreicher Verarbeitung besonderer Kategorien nennt Art. 35 Abs. 3 lit. b sie ausdrücklich. „Umfangreich“ ist keine feste Zahl, sondern eine Abwägung aus Menge, Dauer, Reichweite und Zahl der Betroffenen. Was in die Prüfung gehört, steht im Beitrag zur Datenschutz-Folgenabschätzung.

Dürfen wir Forschungsdaten mit einem Partner außerhalb der EU teilen?

Grundsätzlich ja, aber nur mit einer Grundlage aus Kapitel V. In der Praxis sind das Standardvertragsklauseln plus eine dokumentierte Prüfung, ob das Recht des Ziellandes den vertraglichen Schutz zulässt. Für die USA kommt die Frage nach der DPF-Zertifizierung des Partners dazu.

Externer Datenschutzbeauftragter in Ulm

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