Teams-Aufzeichnungen: hier kommt das Strafrecht vor der DSGVO

„Ich zeichne kurz auf, dann muss keiner mitschreiben.“ Der Satz fällt täglich, und er ist rechtlich anspruchsvoller als fast alles andere, was im Arbeitsalltag mit Daten passiert. Denn anders als bei den meisten Datenschutzfragen steht am Anfang nicht die DSGVO, sondern das Strafgesetzbuch.

§ 201 StGB zuerst

Wer das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen unbefugt auf einen Tonträger aufnimmt, macht sich strafbar – Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe. Eine interne Besprechung ist nichtöffentlich, auch wenn dreißig Leute teilnehmen. Entscheidend ist nicht die Zahl, sondern ob der Teilnehmerkreis abgegrenzt ist.

Diese Vorschrift trifft die handelnde Person, nicht das Unternehmen. Wer die Schaltfläche drückt, trägt das Risiko persönlich. Das ist der Grund, warum die Frage nicht mit einem Verweis auf berechtigte Interessen erledigt werden kann: Was strafbar ist, wird durch eine Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f nicht erlaubt.

Damit bleibt praktisch nur die Einwilligung

Weil § 201 StGB eine Befugnis verlangt und diese regelmäßig aus dem Einverständnis der Sprechenden folgt, läuft es datenschutzrechtlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. a hinaus. Andere Grundlagen tragen nur in Sonderfällen – etwa wenn die Aufzeichnung selbst die vertraglich geschuldete Leistung ist, wie bei einem gebuchten Webinarmitschnitt.

Und genau da wird es bei Beschäftigten schwierig

§ 26 Abs. 2 BDSG verlangt, die Freiwilligkeit einer Einwilligung im Beschäftigungsverhältnis besonders zu prüfen. Wenn die Geschäftsführung eine Besprechung eröffnet und die Aufzeichnung startet, ist der Widerspruch einer einzelnen Person sozial teuer. Eine Einwilligung, die man faktisch nicht verweigern kann, ist keine.

Tragfähig wird es erst, wenn es eine echte Alternative gibt:

• Wer nicht aufgezeichnet werden möchte, kann Kamera und Mikrofon ausschalten und über den Chat teilnehmen – ohne Nachteil und ohne Nachfrage
• Es gibt ein Protokoll als gleichwertigen Ersatz, sodass niemand etwas verpasst
• Der Widerspruch wird nicht im Plenum verhandelt, sondern lässt sich vorher anmelden

Reicht es, wenn alle weiterreden?

Teams blendet einen Hinweis ein, dass aufgezeichnet wird. Für § 201 StGB kann ein schlüssiges Einverständnis genügen – wer das weiß und weiterspricht, willigt ein. Für die DSGVO ist das dünner: Art. 4 Nr. 11 verlangt eine unmissverständliche, bestätigende Handlung, und Art. 7 Abs. 1 verlangt, dass Sie die Einwilligung nachweisen können. Ein Hinweisbanner allein dokumentiert nichts.

Praktikabel ist deshalb: Ankündigung in der Einladung, ausdrückliche Zustimmung zu Beginn, Vermerk im Protokoll, wer zugestimmt hat und wer nicht.

Die Transkription ändert die Rechtslage

Hier liegt der Punkt, den die meisten Regelungen aus der Zeit vor 2024 nicht abdecken. Eine Aufzeichnung ist eine Datei, die selten jemand ansieht. Eine automatische Transkription mit Sprecherzuordnung ist etwas anderes: durchsuchbarer Volltext, zugeordnet zu namentlich benannten Personen, über Monate hinweg.

Damit wird aus der Aufnahme ein System, das Verhalten und Leistung auswertbar macht – wer wie oft spricht, wie lange, mit welchen Aussagen. Drei Konsequenzen:

1. Mitbestimmung. § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG greift bereits, wenn eine technische Einrichtung zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet ist. Auf die Absicht kommt es nicht an. Aufzeichnung samt Transkription ist damit mitbestimmungspflichtig.
2. Zweckbindung. Wenn die Aufnahme dem Protokoll dient, darf das Transkript nicht später für eine Bewertung herangezogen werden. Das gehört schriftlich festgehalten, sonst entscheidet im Streitfall der Zugriff, nicht die Absicht.
3. Löschung. Transkripte werden getrennt von der Videodatei gespeichert. Wer nur die Aufzeichnung löscht, hat den Text noch.

Wo die Aufnahme landet

Teams-Aufzeichnungen werden in OneDrive oder SharePoint abgelegt. Damit hängen zwei weitere Fragen daran: die Zugriffsrechte – wer kann die Datei sehen, wer teilt sie weiter – und der Drittlandbezug, weil der Anbieter US-Recht unterliegt. Was dabei zu prüfen ist, steht in unserem Beitrag zum Datentransfer in die USA.

Zur Aufbewahrung: Eine Besprechungsaufzeichnung hat nach wenigen Wochen keinen Zweck mehr. Setzen Sie eine automatische Löschfrist – 30 Tage sind ein üblicher Wert – statt darauf zu hoffen, dass jemand aufräumt.

Der Fall, in dem man es besser lässt

Bewerbungsgespräche. Hier treffen die Freiwilligkeitsfrage in ihrer schärfsten Form, besondere Kategorien personenbezogener Daten, die durchaus zur Sprache kommen, und die Anforderungen der KI-Verordnung an Systeme zur Personalauswahl aufeinander. Der Nutzen steht dazu in keinem Verhältnis.

Ein zweiter Grund, sparsam zu sein: Wenn eine teilnehmende Person später Auskunft nach Art. 15 oder Löschung nach Art. 17 verlangt, lässt sich ihre Stimme aus einer Gruppenaufnahme praktisch nicht herauslösen. Jede Aufzeichnung erzeugt eine Verpflichtung, die Sie technisch kaum erfüllen können.

Was in eine Regelung gehört

• Welche Besprechungsarten überhaupt aufgezeichnet werden dürfen – und welche nie
• Wer die Aufzeichnung starten darf
• Wie angekündigt und wie zugestimmt wird
• Welche Alternative es für Widersprechende gibt
• Wo gespeichert wird, wer Zugriff hat, wann automatisch gelöscht wird
• Ob Transkription und KI-Zusammenfassung erlaubt sind – und welche Auswertungsfunktionen abgeschaltet bleiben
• Dass Aufzeichnungen das Unternehmen nicht verlassen

Bei Mitbestimmung läuft das über eine Betriebsvereinbarung, sonst über eine Richtlinie. Beides braucht keine zwanzig Seiten – eine ist meist genug, wenn sie die richtigen Fragen beantwortet.

Die brauchbarste Faustregel: Wenn die Aufzeichnung nur bequem ist, schreiben Sie ein Protokoll. Wenn sie nötig ist, regeln Sie sie richtig.

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