In unserer zunehmend digitalen Arbeitswelt ist Datenschutz längst mehr als eine gesetzliche Pflicht – er ist ein entscheidender Faktor für Vertrauen, Professionalität und langfristigen Geschäftserfolg. Unternehmen, die personenbezogene Daten verantwortungsvoll verarbeiten, zeigen nicht nur Kundenorientierung, sondern stärken auch ihre Marktposition.
Vielleicht fragen Sie sich: „Brauchen wir wirklich einen Datenschutzbeauftragten?“ Die Antwort hängt von Ihrem Unternehmen ab. Laut DSGVO und BDSG gilt die Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten unter anderem, wenn:
- mehr als 20 Mitarbeitende personenbezogene Daten verarbeiten,
- besonders sensible Daten wie Gesundheitsinformationen, Bonitätsdaten oder politische Meinungen genutzt werden,
- das Unternehmen geschäftsmäßig Daten erhebt oder weitergibt (z. B. Marktforschung oder Auskunfteien).
Warum ein externer Datenschutzbeauftragter für viele Unternehmen die bessere Lösung ist
Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen stehen häufig vor der Frage, ob sie einen internen Mitarbeiter ausbilden oder einen externen Datenschutzbeauftragten bestellen sollen. Ein externer DSB bietet viele Vorteile:
- Praxisnahe Expertise: Sie erhalten sofort Fachwissen, ohne erst einen Mitarbeitenden schulen zu müssen.
- Unabhängigkeit: Externe DSB können Risiken objektiv einschätzen und Verbesserungsvorschläge neutral einbringen.
- Rechtliche Sicherheit: Sie stellen sicher, dass Prozesse DSGVO-konform gestaltet werden und mögliche Bußgelder vermieden werden.
Praxisbeispiel:
Vor einiger Zeit hat uns ein Handwerksbetrieb aus der Bodensee-Region angesprochen. Die Kundendaten lagen unstrukturiert in verschiedenen Excel-Dateien. Mitarbeiter hatten teilweise uneingeschränkten Zugriff und die Fehler häuften sich. Gemeinsam mit der Geschäftsführung haben wir zunächst die Prozesse analysiert und Verantwortlichkeiten definiert. Anschließend wurden Zugriffsrechte angepasst, sensible Daten verschlüsselt und die Mitarbeitende geschult. Schon nach wenigen Wochen funktionierten die Abläufe klar, sicher und DSGVO-konform, und das Vertrauen der Kunden war wieder spürbar gestärkt.
Mein Tipp für Unternehmen:
Auch wenn Sie nur wenige Mitarbeitende haben, lohnt es sich, über einen externen Datenschutzbeauftragten nachzudenken. Schon kleine Optimierungen – wie klar definierte Verantwortlichkeiten, verschlüsselte Daten oder Schulungen für Mitarbeiter – können einen großen Unterschied machen.
Datenschutz ist nicht nur Pflicht – er kann ein echter Wettbewerbsvorteil sein. Wenn Sie Ihre Prozesse rechtskonform gestalten möchten, unterstütze ich Sie gerne, individuell abgestimmt auf Ihr Unternehmen.
